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如何通过自动化文档处理过程节省时间

发布时间:2019/08/09

ABBYY Hot Folder是ABBYY FineReader中自带的强大又好用的工具,可用来指定本地、网络、FTP或Outlook文件夹的处理时间,继而连续不断地“检查”新文件以便处理,每当将文档图像或PDF文件放进该文件夹时,这些图像或文件将被自动处理并保存为可搜索或可编辑的文件,用户只需设置任务即可,剩下的一切将自动进行,无论这些任务是多个需要同时运行的任务,还是在不同时间(白天或晚上)安排的任务。

那么如何建立Hot Folder呢?

步骤一:创建新的工作流程(任务)

当你手动启动输入文件夹中的文档或者选择循环时间(如每周二的下午7点)时,无论这些文档是否需要处理,仅选择一次。

创建新任务

步骤二:为FineReader选择一种输入源以便“查看”

从电脑里的本地文件夹、网络文件夹、FTP文件夹或者“查看”Outlook收件箱文件夹中打开文件,定义这些已经被处理的文档发生了什么,比如,可以将它们移到“已经处理的”文件夹中。

打开文件

步骤三:分析和读取

如果你经常使用相似的布局处理文档,可以运用识别区域模板加快识别过程。比如,可以在左上角(也许是一个标志)定义所有文档图像,或者首页中间的文本等。

分析和读取

在这个步骤中,还可以选择“识别选项…”和“预处理选项”来指定其他细节,如完全读取或快速读取模式,就和使用自己的模式和识别语言一样。

选择选项

步骤四:选择保存选项

为处理的文档选择目标保存位置(如网络文件夹或者Microsoft® SharePoint®服务端)和文件类型(PDF、TXT、XLS等),也可以将处理后的文档保存在多个位置,因为一个或多个文件类型可能同时用于多种目的。

保存文档

有关ABBYY Hot Folder的相关知识,请参考文章在ABBYY中安装和启动 ABBYY Hot Folder

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