如何通过自动化文档处理过程节省时间

ABBYY Hot Folder是ABBYY FineReader中自带的强大又好用的工具，可用来指定本地、网络、FTP或Outlook文件夹的处理时间，继而连续不断地“检查”新文件以便处理，每当将文档图像或PDF文件放进该文件夹时，这些图像或文件将被自动处理并保存为可搜索或可编辑的文件，用户只需设置任务即可，剩下的一切将自动进行，无论这些任务是多个需要同时运行的任务，还是在不同时间（白天或晚上）安排的任务。

那么如何建立Hot Folder呢？

步骤一：创建新的工作流程（任务）

当你手动启动输入文件夹中的文档或者选择循环时间（如每周二的下午7点）时，无论这些文档是否需要处理，仅选择一次。

步骤二：为FineReader选择一种输入源以便“查看”

从电脑里的本地文件夹、网络文件夹、FTP文件夹或者“查看”Outlook收件箱文件夹中打开文件，定义这些已经被处理的文档发生了什么，比如，可以将它们移到“已经处理的”文件夹中。

步骤三：分析和读取

如果你经常使用相似的布局处理文档，可以运用识别区域模板加快识别过程。比如，可以在左上角（也许是一个标志）定义所有文档图像，或者首页中间的文本等。

在这个步骤中，还可以选择“识别选项…”和“预处理选项”来指定其他细节，如完全读取或快速读取模式，就和使用自己的模式和识别语言一样。

步骤四：选择保存选项

为处理的文档选择目标保存位置（如网络文件夹或者Microsoft® SharePoint®服务端）和文件类型（PDF、TXT、XLS等），也可以将处理后的文档保存在多个位置，因为一个或多个文件类型可能同时用于多种目的。

有关ABBYY Hot Folder的相关知识，请参考文章在ABBYY中安装和启动 ABBYY Hot Folder。

更多关于ABBYY FineReader的内容，请点击进入ABBYY教程，查找您需要的信息。