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制作完Excel表格,转换成PDF文件后为什么格式老是出错

发布时间:2021/03/02 11:57:21

制作完Excel表格后,为了防止表格中的数据被改动,很多人会选择将其转换为PDF文件,但转换后的文件总会出现格式错误,这可能是由于使用的软件不合适导致的,建议使用ABBYY FineReader PDF 15这类专业的PDF管理软件进行文档的格式转换。

ABBYY FineReader PDF 15拥有便捷的PDF文档转换功能,可将Excel表格、Word文档、图像等文件快速转换为PDF文档,接下来,一起来看看怎么使用这项便捷的功能吧。

一、转换为PDF功能

如图1所示,在ABBYY FineReader PDF 15的创建新任务面板中,使用“转换为PDF”功能,即可将各种格式的文件转换为PDF文件。

图1:转换为PDF功能

二、设置转换选项

如图1所示,在转换面板中,我们可以找到刚才添加的文件,且可使用“添加文件”按钮添加更多的文件。

另外,ABBYY FineReader PDF 15提供了图像品质、全文搜索等选项,供进一步设置转换的PDF文档属性。接下来,我们简单演示一下设置选项的使用。

图2:转换为PDF功能面板

1、图像品质选项

首先说到的是图像品质选项,该选项可供控制转换的PDF文档中图片质量。其中包含了最佳质量、平衡与紧凑型,其压缩程度依次递增,当然,也可以直接使用“自定义”选项,自行指定图片的压缩程度。

如果不希望降低文件中图片的质量,就需要选择“最佳质量”。

图3:图像品质

2、文档搜索功能

接着是比较重要的文字搜索设置,如果希望转换后的PDF文档保持与原Excel表格一致,就需要选择“如在原始文档中”,但此时表格内的文字将不能搜索。

图4:全文搜索选项

3、更多选项设置

如需进行转换后PDF文档的格式设置,需要打开“更多选项”。

如图5所示,选取“忽略表格外文本”选项后,转换的PDF文档将只包含表格信息。如果想保留页眉、页脚等信息,需要取消勾选“忽略表格外文本”,并勾选“保留页眉和页脚”。

图5:格式设置

三、执行转换

完成选项设置后,返回到转换面板,如图7所示,单击“转换为PDF”按钮执行转换。

图6:执行转换

完成格式转换后,新建的PDF文档会在ABBYY FineReader PDF 15的新窗口中打开。如图7所示,可以看到,转换后的PDF文档格式标准,与原表格一致,没有出现格式错误的问题。

图7:完成Excel文件的转换

四、小结

综上所述,通过使用OCR文字识别软件ABBYY FineReader PDF 15专业的PDF文档转换功能,可避免出现转换后文档出现格式错误等问题,减少格式调整的繁琐,也让转换后的PDF文档显得更加美观。

作者:泽洋

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