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什么样的人经常使用PDF,为什么?

你多久使用一次PDF?你只是阅读PDF或者复制文本片段,偶尔修改PDF中包含的数据吗?超过500名大中型企业的员工接受了这样的提问,该调查揭露了很多有趣的PDF格式因素,以及PDF如何应用于现代办公中。

关于PDF

PDF(Portable Document Format),是一种用于交换电子文档的自由文件格式,在PDF中编码的文档、表格、图像和网页可以正确显示在任一设备上,包括智能手机和平板电脑。如果在PDF中分配报告,可以确信所有同事都能在他们的个人电脑、苹果电脑或安卓智能手机上打开和阅读。

PDF/A是PDF的一个版本,设计用于数字文档的长期归档,它会排斥一些与长期归档不兼容的PDF功能,确保用户打开年代久远的文档时,让文档看起来和归档时完全一样。

以上特征使得PDF成为最方便使用的文档格式之一。

对PDF评价过高—到底是不是呢?

答案是否定的。

PDF比我们预料的更受欢迎,有一半的受访者表示他们经常需要操作PDF文件,只查看PDF远远不够,以下是通过调查得出的最常见的5种情形:

1、搜索PDF文档查找信息;

2、从PDF文档复制数据;

3、在PDF文档中处理页面,如添加、删除、更改页面顺序;

4、小幅改动PDF文档文本,如改正错别字或错误;

5、将各种格式的多个文件合并到一个PDF文档。

超过50%的受访者表示,他们通常要执行至少一种以上5种情形,其中有些可以顺利通过简单且可轻松免费下载的PDF查看应用程序解决,在免费PDF查看器的帮助下,用户能够打开文档,查找特定文本串,或者复制内容到剪贴板,其他则需要更强大的软件。

免费软件什么时候不能应付?

假设你在重要报告中发现一个错误,你会如何在PDF中进行修改呢?别担心,现在有很多PDF工具可以小幅纠正文本,有些工具还允许将多个文档(比如2个Word文档和1个Excel表格)合并到1个PDF中,或者修改页面顺序,PDF工具越强大,越不可能是免费软件。

然而,简单的PDF查看应用程序并不能成功处理通过扫描仪创建的PDF文件,假设你让同事发一份PDF报告给你,但她只有纸质原件,于是她将纸质文件扫描成PDF并发送给你,接下来,在常规PDF查看器的帮助下,你可以打开并阅读该报告,但不能复制任何文本。当然,并非只有你会遇到这种情况,81%的上班族都有同样的问题。

扫描PDF文档之所以有这种问题,是因为它们不包含文本层,它们只是纸质页面照片,就好像用数码相机拍摄出来的一样,这种问题能解决吗?当然可以!你所需要的是一个更加复杂的软件产品,能够“阅读”照片中的文本,并能翻译成可编辑的字母数字字符,免费PDF查看应用程序显然是做不到这一点的。

纸质文档又怎样呢?

这同样是个重要的问题,作为人,我们都想要保护地球森林,作为公司,我们帮助企业转化数字文档,让受访者告诉我们,他们是否注意到过去两年里他们不得不处理的纸质文档数量的变化。

事实表明,尽管数字文档的使用率越来越大,纸质文档的数量还在增长,68%的受访者已经证明了这一点,这也清楚地表明我们的工作还有没完成。

总结

有一件事很明确,PDF已然成为办公中很重要的文档格式,同时也要求软件好用并且足够精细以处理所有类型的文件,包括扫描件(还记得日益增长的纸质文档数量吗?)。

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