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ABBYY FineReader提高了丹佛税务软件公司的生产力

位于丹佛的注册会计师使用ABBYY FineReader光学字符识别(OCR)解决方案轻松、有效地将纸质文件转换为可搜索的电子文件,在搜索文件上节省了平均约125小时,每年节省超过3个工作周时间,也就是说节约了数千美元, 无纸化办公在保留办公空间的同时,提高了生产力和客户满意度。

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2004年,David Kaufmann将会计服务添加到他的丹佛税务软件公司服务项目中,在挂起他的注册会计师(CPA)招牌之后, Kaufmann迅速意识到一直保持文书工作比直接保持数字难。幸运的是, 结合一款负担得起的扫描仪,ABBYY FineReader光学字符识别(OCR)软件快速轻松地将他的纸质文件整理成整齐的数字化文件。


“无纸化办公已经是明摆着的事了”,驻扎在科罗拉多州森特尼尔的Kaufmann说道,“ 此外,我已经决定,是时候向我的软件客户提供一种循序渐进的方式,创建无纸化办公。如果我自己的业务都不是无纸化的,我又怎能成为无纸化办公理念方面的专家呢?”


做了一些调研之后,该注册会计师认定ABBYY FineReader为他的公司的正确选择。“ 我发现该软件定价很实惠,我们的互联网新闻组发现 ,具有竞争力的产品往往不能被用户很好地欣赏,特别是涉及到技术支持问题。” Kaufmann说道,“ABBYY获得了很高的评价。”
Kaufmann快速下载了15天免费试用版,彻底测试了该软件, 在意识到此软件以近乎完美的精确度翻译了他的文件之后,他决定将此软件作为满足其OCR需求的标准化软件。


Kaufmann开始将他的文件柜转换为可搜索的数字储藏室,“我走到文件柜抽屉旁,写下文件夹标签,然后走到电脑旁,使用Windows资源管理器创建相同的文件文件夹。”Kaufmann说道,并补充道, 由于实践中的大多数数据在一段时间后应予以销毁,他决定进一步发展他的无纸化办公,而不是花时间转换所有已存在的文件。

 

注册会计师(CPA)离无纸化办公更进一步

 

如今,Kaufmann将纸质文件带进办公室,用他的单纸扫描仪扫描,然后使用FineReader OCR创建可搜索的PDF文件并将这些文件归档在合适的文件夹中。 针对他的软件公司,他处理了各种不同的文件类型,包括存款单、供应商发票、签署的纳税申报表、合同、保险协议以及其他商业文件。 与此同时,作为一名会计,Kaufmann需要追踪客户的文件和纳税申报表,如W-2、1099表和国税局通知函, 生成的文件既可编辑也可搜索,能够轻松找到并重复使用。 此外,这种PDF格式让发送文档给客户如同发送邮件一样简单。


使用FineReader之前,Kaufmann的办公室挤了三个四层抽屉的适合放法律文件的文件柜,然而,随着将越来越多的信息转换为数字化格式文件,他对存储文件的需求逐渐减少了,“我仍有一些纸质的传统文件,但数量越来越少。” Kaufmann说道,“与此同时,我的无纸化办公正发展地越来越大—但它却没有在我的硬盘上占据太多的空间!”


作为一家三人运营的公司,因人少经常有更多的工作要做。如今,在他需要为自己或者为了客户,将精力放在一些特定信息上时,FineReader节省了他很多时间。“2003年,我拿到一个护膝, 用了两周时间并且付了钱,但我保留了收据。 ”他说道,“去年, 也就是2006年,我收到一封信和一张200美元的账单,说是保险费没付,我只是打开我的搜索软件,输入供应商名字和总金额, 立马查到了保险记录,上面说我已经支付了保险费。”


同样的,该软件还帮助他更好地服务客户。“现在,如果有客户打电话过来咨询一些事情,我只需搜索一下,就可以在电话里直接回答他们,”Kaufmann说道,“以前只有传统纸质文件的时候,我不得不晚一点回电话给他们,有时还搜不到结果,浪费了数不清的时间在查找纸质文件上...还让客户一直等。 ”

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